FRONT OFFICE

            Front Office, adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.

2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel..

3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.

4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office :

1. Sebgai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.

2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.

3. Sebagai ujung tombak.

4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office :

1. Menjual kamar

·      Menerima pesanan kamar

·      Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)

·      Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.

·      Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

·      Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)

·      Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

·      Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.

·      Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4. Mengerjakan laporan tentang status kamar

·      Status terjual (o)

·      Sedang di kerjakan

·      Kamar rusak (ooo)

·      Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

·      Penyusunan polio dan rekening tamu

·      Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)

·      Mengawasi batas tagihan (credit levels)

·      Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

·      Menyiapkan statement

·      Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

·      Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang

·      Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

·      Menangani semua pembicaraan telephone

·      Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

·      Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat

·      Menangani perpindahan kamar

·      Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu

Laundry

Februari
13 undefined

Mas Si

Laundry section

Laundry adalah bagian dari housekeeping yang bertanggung jawab atas pencucian semua linen, baik itu house laundry maupun guest laundry. Sekarang ini dalam  menjalankan operasionalnya, laundry juga melayani pencucian dari luar hotel yang bertujuan  untuk meningkatkan pendapatannya.

Tugas utama laundry adalah membantu operasioanal   hotel   yang berhubungan  dengan  proses pencucian  linen untuk guest room,  restaurant  dan meeting room serta uniform bagi karyawan. Sekarang  ini,  penyediaan  fasilitas  laundry  sangat  wajib, selain  fasilitas bagi tamu juga untuk memenuhi keperluan linen-linen bersih yang dibutuhkan bagi operasional hotel. Operasional laundry di suatu hotel sangat bervariasi, secara umum hingga pukul 21:00 malam   bahkan   lebih   awal, sebagai   usaha   untuk   menekaan   biaya operasionalnya. Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan untuk menentukan jam operasional laundry di suatu hotel, antara lain:

1.      Tingkat  occupancy,  makin  tinggi  occupancy  maka  linen  dan  guest  laundry semakin banyak sehingga memprosesnya semakin lama.

2.      Total output kilogram mesin washing, semakin besar jumlah outputnya, semakin banyak linen yang diproses.

3.      Parstock linen  suatu  hotel, parstock  yang  kurang  menyebabkan laundry  harus memprosesnya hingga selasai untuk keperluan besok hari.

 

Sub Attendant Dalam Laundry Section

1.      Chief laundry ialah orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan operasional laundry

2.      Washer bertugas mencuci linen

3.      Presser berperan dalam proses pelicinan linen

4.      Checker berfungsi memeriksa keadaan cucian yang akan dicuci

5.      Marker bertugas member tanda pada guest laundry yang akan dicuci agar tidak tertukar

6.      Dry cleaner bertugas mencuci guest laundry tanpa menggunakan air

7.      Guest valet bertugas dalam pengambilan dan pengiriman guest laundry

Laundry machine

1.      Washing machine adalah mesin pencuci linen berkapasitas  23-125 kg

2.      Pressing machine berfungsi untuk melicinkan linen

3.      Flat roll ironer adalah mesin yang digunakan untuk melicinkan linen dalan ukuran besar seperti bed sheet

4.      Extractor machine berfungsi untuk memeras cucian

5.      Drying machine untuk mengeringkan cucian hingga 80◦C

6.      Susi Q adalah mesin yang berfungsi untuk melicinkan pakaian berupa jaz, safari dan sejenisnya

Tujuan pencucian

1.       Menghilangkan noda atau kotoran.

2.       Menjaga pakaian agar bebas dari kuman.

3.       Menjaga sifat asli dari pakaian tetap bertahan.

4.       Mencegah agar pakaian tidak cepat rusak.

Dalam  proses pencucian ada 4 faktor yang menentukan kualitas hasil cucian, yaitu :

1.       Chemical Action

Merupakan proses interaksi antar kain, kotoran dan konsentrasi bahan kimia untuk mengangkat kotoran dari bahan kain. Dalam operasional laundry, apabila konsentrasi bahan kimia ditambah, maka komponen lainnya dapat dikurangi dengan hasil tetap. Namun bila konsentrasi dikurangi terlalu banyak akan menghasilkan cucian yang kurang baik walaupun proses mekanik, waktu dan temperatur ditingkatkan.

Bahan kimia yang dibutuhkan dalam proses pencucian meliputi :

1. Detergent, wetting agent, optical brightener dan anti redeposition agent.
2. Alkali
3. Bleaches
4. Sour
5. Finishes meliputi pabric softener bacteria control, mildew preventation dan starch.
6. Specialities misalnya enzymes

2.       Mechanial Action

Merupakan proses pengucekan (agitation) dalam mesin cuci. Pada saat kain bergesekan satu sama lain akibat proses putaran mesin dalam air dan larutan detergent yang terjadi secara berulang-ulang maka terjadilah pelepasan kotoran dan penyebaran bahan kimia untuk meningkatkan efektivitas. Proses tersebut tidak terlalu berfungsi untuk pencucian dengan tingkat kotoran ringan, tetapi lebih berfungsi untuk tingkat kotoran berat. Tanpa adanya proses mekanikal, maka kotoran berat akan sulit hilang dari pakaian.

Efektivitas mechanical action tergantung dari 5 faktor, yaitu :

1.       Duration (Waktu)

Makin lama proses pengucekan, makin besar proses mechanical action pada pakaian artinya 10 menit pengucekan lebih baik daripada 5 menit.

2.       Water Level (Tingkat ketinggian air)

Mechanical action akan berkurang bila water level ditingkatkan. Bila air terlalu banyak, maka pakaian yang dicuci akan terapung hingga prosesnya tidak efektif.

3.       Load weight and volume (Berat dan volume pencucian)

Over loading akan membatasi proses mechanical action pada proses pencucian sedangkan Under Loading akan menyebabkan pemborosan energy, air dan chemical. Mechanical action yang berlebihan pada under loading merupakan penyebab kedua yang memegang andil dalam kerusakan linen setelah satal pemakaian bleach.

4.       Fabric Type (Type kain)

Masing-masing kain memiliki berat yang berbeda. Sebuah mesin cuci yang mencuci 200 kg kain katun yang masih kering mialnya hanya dapat diisi dengan 65/35 polyester/cotton sebanyak 150 kg. Walaupun beratnya berbeda tetapi masing-masing jenis kain mengambil tempat yang sama.

5.       Soil content (Tingkat kekotoran)

Mesin harus diisi berdasarkan berat kering linen disesuaikan dengan tingkat kekotoran. Misalnya mesin cuci yang mencuci 200 kg kain katun dengan tingkat kkotoran 5% maka dapat diisi sebanyak 190 kg (200 kg – (200 kg x 5%)).

3.       Temperature (Suhu)

Temperatur air harus sesuai dengan warna cucian dan juga jenis chemical yang dipakai. Contoh : Untuk cucian berwarna putih dapat digunakan temperatur yang sangat tinggi, cucian yang berwarna gelap digunakan temperatur rendah atau dingin dan cucian warna terang digunakan air hangat. Namun itu juga harus dilihat dari jenis warna dan bahannya. Dalam menentukan temperatur air sangat tergantung dari kondisi kotoran, jenis kain, warna dan bahan kimia yang digunakan.

• Flushes : 20 – 60 ‘c
• Suds : 40 – 70 ‘c

Setiap kenaikan suhu 10′c akan menyebabkan reaksi kimia dua kali lebih cepat, namun bukan berati makin bahwa makin panas temperaturnya akan memberikan hasil yang lebih baik.Energy akan terbuang percuma karena detergent dan bleach
mempunyai batasan suhu, enzyme misalnya akan efektif pada uhu yang rendah.

4.       Time / duration (waktu)

Waktu yang tepat akan memberikan hasil yang maksimal, terutama pada saat pencucian (suds). Waktu yang cukup untuk bahan kimia dapat bereaksi dengan kotoran. Juga diperlukan waktu bagi kotoran untuk lepas dari serat kain ke lautan detergent.
Dalam usaha untuk meningkatkan produktivitas, dibawah ini diberikan panduan yang dapat digunakan yaitu :

• Flushes dan rinse / pembilasan dengan waktu 2 – 3 menit.
• Suds biasanya 5 – 15 menit tergantung dari jenis dan tingkat kekotoran.
• Bleaching biasanya 7 – 10 menit
• Sours berkisar 5 – 6 menit

Prosedur kerja Butler Service

      Dalam melaksanakan tugasnya ada prosedur kerja yang berlaku bagi butler service. Prosedur kerja itu disesuaikan dengan shift-nya masing-masing, yaitu:

1.      Butler shift pagi hari

            Memelihara penampilan secara professional, memakai seragam yang bersih dan rapi, sepatu disemir dan memakai tanda pengenal karyawan.

            Hadir dan tanda tangan kehadiran di housekeeping office.

            Mengambil master key dan tanda tangan sebagai bukti telah mengambil master key.

            Mempersiapkan pelayanan di kamar tamu untuk tamu yang mengajukan permintaan bangun pagi.

            Mendistribusikan koran-koran. Bagikan koran sesuai permintaan tamu, kecuali untuk kamar-kamar yang wake-up callnya belum tiba saatnya. Koran dapat diselipkan di bawah pintu. Khusus untuk kamar suite, korannya dimasukkan ke tempat koran (newspaper jacket).

2.      Butler shift sore hari (pukul 14.00 hingga 23.00)

            Penampilan harus professional, berpakaian bersih dan rapi, sepatu disemir dan memakai pengenal.

            Tanda tangan kehadiran dan mengambil kunci.

            Mengambil afternoon amenities di pastry dan membawanya ke pantry. Kemudian afternoon amenities tersebut diletakkan di tempat yang telah disediakan.

            Mengantar afternoon amenities antara pukul 14.00 hingga 15.30. Tiap lantai diwakili oleh satu orang butler yang membawa afternoon amenities trolley. Pemberian afternoon amenities dilakukan bersamaan dengan penggantian ice cube.

            Menerima laundry yang telah selesai dicuci, dicek satu persatu. Jumlah dan tipe barang dipilah sesuai dengan identitas yang tertulis dalam log book.

            Mengembalikan laundry ke kamar tamu. Untuk laundry yang biasa digantung di kapstok(hanger), letakkan di kamar mandi, di sisi terdekat dari pintu dengan kaitan menghadap ke dalam. Sementara untuk laundry yang mesti ditaruh di dalam keranjang, letakkan di sisi ujung tempat tidur atau di dekat jaket mandi yang terletak di tempat yang paling dekat dengan pintu masuk.

            Makan malam : Butler secara bergantian istirahat makan malam antara pukul 16.30 hingga 18.30.

            Membantu tamu mengepak barang-barangnya